Šest znaků, že potřebujete nové ECM řešení

Všechny moderní velké společnosti už dnes mají nějaké ECM (Enterprise Content Management) řešení pro správu elektronických dokumentů. To ale neznamená, že mají po starostech. Řada z nich totiž používá zastaralé systémy, které nedokážou dostatečně podporovat strategické cíle organizace, brzdí ji a omezují. Jak tedy poznat, že přišel čas na změnu? Organizace AIIM identifikovala šest hlavních znaků, vodítek, pro „odhalení“ zastaralého ECM softwaru. Prvním faktorem je, že systém nedokáže uspokojit požadavky na něj kladené, přitom je jasné, že by technologie měly být schopné růst spolu s byznysem, aby jej neomezovaly. Mobilní přístup, flexibilní rozhraní, jednoduchá konfigurace i procesní řízení dokumentů jsou dnes již neodmyslitelnou součástí ECM platformy. Dalším indikátorem je omezení podpory ze strany dodavatele, který už má pravděpodobně jiné priority. Kvalitní zákaznická podpora je přitom klíčová pro eliminaci problémů, výpadků i zajištění maximální bezpečnosti.

Absence otevřenosti a podpory cloudových technologií je další známkou, že byste měli uvažovat o modernizaci ECM řešení. Bez toho budete ochuzeni o inovativní funkce zvyšující efektivitu a možnosti spolupráce. Mezi šest klíčových faktorů pro změnu patří také používání proprietárního softwaru – v takovém případě jste jasným kandidátem na modernizaci ECM řešení. Přechodem na standardizovanou a otevřenou platformu s širokou uživatelskou základnou se vyhnete řadě potenciálních rizik souvisejících s uzavřeností, jediným dodavatelem, rozvojem softwaru, integrací s dalšími složkami podnikového IT, podporou a v neposlední řadě i náklady na provoz a rozvoj. Ostatně celkové náklady na vlastnictví (TCO) jsou další důležitým aspektem ovlivňujícím úvahy (nejen) o novém řešení pro správu elektronických dokumentů. Náklady na zprovoznění nového ECM řešení bývají jen zlomkem toho, co může stát provoz zastaralého softwaru. Podle AIIM byly pro třetinu organizací náklady a efektivnost hlavními faktory pro přechod na novou ECM platformu.

Ačkoliv se to při výběru ECM řešení nemusí na první pohled tak jevit, není radno zapomínat na vizi dodavatele, jeho budoucí plány a směr, kterým se ubírá. Pokud se vaše cesty více rozcházejí, než sbližují, tak je třeba být obezřetný, aby vaše volba byla správná i v delším časovém horizontu.

O společnosti ARBES Technologies

ARBES Technologies, přední český B2B dodavatel unikátních informačních systémů pro bankovnictví, leasing, kapitálový trh a spotřební financování, byla založena v roce 1991. Za více než 25 let získala bohaté zkušenosti z oblasti rozvoje, tvorby, vývoje a podpory softwarových řešení a dnes její řešení využívají přední bankovní a finanční instituce nejen v České republice.

Kontakty pro média:

Kamil Pittner, PR konzultant, ARBES Technologies, +420 604 241 482, press@arbes.com